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江西省应急管理厅关于印发公文处理工作实施细则的通知

发布时间:2023-09-20 11:38:46    浏览:66
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江西省应急管理厅关于印发公文处理工作实施细则的通知

赣应急字〔2023〕99号

发布日期:2023-09-20 15:18 信息来源:厅办公室 字号:[] [] []

厅机关各处室、厅属各单位:

新修订的《江西省应急管理厅公文处理工作实施细则》已经2023年9月14日厅长办公会议审议通过,现印发给你们,请认真贯彻执行。



江西省应急管理厅

2023年9月18日


江西省应急管理厅公文处理工作实施细则


第一章总则

第一条为进一步提高公文处理质量和效率,推进省厅机关公文处理工作科学化、规范化、制度化,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),按照省委、省政府、应急管理部有关要求和《江西省应急管理厅工作规则》等规定,结合工作实际,制定本细则。

第二条  本细则所称公文(含电子公文),是指省厅机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻上级方针政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  本细则所称公文处理工作,是指省厅机关公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  在厅党委统一领导下,由厅办公室负责主管省厅机关公文处理工作,并对厅机关各处室的公文处理工作进行业务指导和督促检查,切实加强对厅属各单位公文处理工作的培训、督导和检查。

第六条  厅机关各处室要高度重视公文处理工作,主动加强公文知识学习,严格遵守公文处理相关规定,明确兼职文书负责公文收发和管理。厅机关各处室对本部门制发、承办、管理的公文全面负责,各处室主要负责人履行第一责任人的责任。

第七条省厅机关推行无纸化办公,非涉密公文原则上一律通过“江西省应急管理厅OA办公系统”流转,特殊情况经请示厅分管领导同意的,可以通过纸质文件办理,并于公文处理完成后3个工作日内向厅办公室补交电子公文存档。全厅干部要每日登录省厅OA系统,及时收发办理公文,切实提高工作效率,不得因未及时登录使用省厅OA系统导致公文处理出现延误。


第二章公文种类

第八条省厅机关常用的公文(含以省厅党委、省厅和厅办公室名义制发的公文,下同)种类有:

(一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)公告。适用于向社会宣布重要事项或法定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项,批转、转发公文,任免人员。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(八)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。适用于答复下级机关请示事项。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。


第三章  公文格式

第九条  省厅机关公文格式按照《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)执行,使用的汉字、数字、外文字符、计量单位、标点符号等按照有关国家标准和规定执行。公文一般由以下要素组成:

(一)份号。涉密公文应当标注印制份数的顺序号,一般用6位阿拉伯数字注明,顶格编排在版心左上角第一行。

(二)密级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 对于十分紧急须即刻办理的事项标注“特提”,须2日内办理的紧急事项标注“特急”4日内办理的较急事项标注“加急”6日内办理的事项标注“平急”。

(四)发文机关标志。由发文机关全称规范化简称加“文件”二字组成,也可使用发文机关全称规范化简称。联合行文时,可以并用联合发文机关名称,主办机关排列在前,也可以单独使用主办机关名称。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。分一行或多行居中排布,回行时要做到词义完整、排列对称,标题排列应当使用梯形或菱形。一般用2号方正小标宋简体字。

(八)主送机关。公文的主要受理机关,使用机关全称、规范化简称同类型机关统称。

(九)正文。公文首页必须显示正文,一般用三号字,结构层次序数可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”依次标注,其中第一层用黑体字、第二层用楷体GB2312字、第三层和第四层用仿宋GB2312字。

(十)附件说明。公文如有附件,应当在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,并标注顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或省厅领导签发的日期。联合行文时,署最后签发机关领导签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。

(十四)附注。公文印发传达范围及请示、报告中的联系人、联系方式等需要说明事项。应标注在成文日期下一行。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或参考资料。附件应编排,并在版记之前,与正文一起编排页码装订。

(十六)抄送机关。除主送机关外需执行或知晓公文的其他机关,应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印时间。印发日期成文日期一般不得超过3个工作日。

(十八)页码。1页以上公文均应编印页码。一般用4号宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;单页码居右空一字,双页码居左空一字。

第十条  省厅机关公文字号类型主要有:

(一)省厅党委文件

1.赣应急党发:适用于省厅党委对重大决策、重要工作、重要事项作出安排。

2.赣应急党字:适用于省厅党委向领导机关请示、报告、事项;以省厅党委名义,嘉奖表彰有关单位和人员,作出人事任免事项。

(二)省厅文件

3.赣应急发:适用于省厅对重大决策、重要工作、重要事项作出安排。

4.赣应急字:适用于省厅发布规范性文件或公布内部管理制度;对安全生产、防灾减灾救灾、应急救援等事项通报;奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定;对外联系相关工作等事项。

5.赣应急文:适用于省厅向上级机关汇报工作、反映情况,请求指示、批准、解决有关事项。

6.赣应急函:适用于省厅与不相隶属机关之间商洽联系工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(三)厅办公室文件

7.赣应急办字:适用于以厅办公室名义发文,向下级应急管理部门安排工作;发布省厅机关有关工作制度,转发地区或部门有关文件,印发省厅重要会议通知等。

(四)其他

8.电报:适用于办理急需传发的重要工作部署、召开重要会议的通知等紧急事项。发文标志为“江西省发电”,其中涉密电报字号为“赣应急密电”,发文标志用红色标注;非涉密电报字号为“赣应急明电”,发文标志用绿色标注。

9.纪要:适用于记载省厅党委会议、厅长办公会议、厅长专题办公会议等主要情况和议定事项。

10.内部情况通报:适用于印发省厅领导在有关会议上的讲话(已在会议上印发的除外)。

11.专报:适用于向上级机关领导同志报告批示或直接交办事项的落实情况,以及职责范围内重要事项。不编正式文号,只标期数。

12.便函:适用于向有关部门征求意见或答复有关部门征求意见,以及印发相关活动方案、感谢信,联系或商洽工作等。一般不编正式文号。


第四章  行文规则

第十一条省厅机关行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十二条向上级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

(二)属于省厅职权范围内事项可直接向应急管理部请示、报告,重大事项应当经省委、省政府同意或授权。

(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(四)上级机关领导同志直接交办事项或职责范围内需及时报告的重要事项外,不得以省厅机关名义向上级机关领导同志报送公文。

第十三条 向下级机关行文,应当遵循以下规则:

(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送省委、省政府和应急管理部

(二)未经省委、省政府授权,不得向市、县(区)党委和政府发布指令性公文或在公文中提出指令性要求,不得要求市、县(区)党委和政府报文。

(三)涉及多个同级党政部门职权范围内的事务,应当与相关部门协商一致后再向下行文,一般应当联合行文。

第十四条省厅依据部门职权可以向同级党政机关、其他同级机关行文。因工作需要,可与同级党政机关、其他同级机关和设区市党委、政府联合行文。

第十五条  省厅内设机构除办公室外,不得对外正式行文。


第五章  收文办理

第十六条  省厅机关收文办理程序主要包括签收、登记、初审、分办、传阅、承办、督办、答复。

(一)签收。主送或抄送省厅的公文,原则上均由厅办公室统一签收。厅办公室应当统筹管理各类收文渠道,安排专人每日及时签收公文,不得出现延误、遗漏、丢失。指挥中心、人事处、机关党委等厅机关各处室通过专用系统、电话、传真、信函、网络工作群、会议分发等渠道收到的公文,需以省厅名义办理的,应当在签收后及时转厅办公室

(二)登记。厅办公室负责省厅机关来文登记,对签收的每件公文都要详细记载收文日期、来文单位、编号、标题等公文主要信息和办理情况,严格落实台账管理,便于查询、检索、利用。

(三)初审。厅办公室对登记后的公文应当进行初审,从严从紧把关,重点是:来文是否应当由省厅机关办理;行文规则、文种格式是否符合规定;文件是否完整;版面是否清晰;来文时效是否符合要求等。经初审不符合规定的公文,应当列明不符合性,并提出退文意见,加盖“江西省应急管理厅公文处理专用章”,及时退回来文单位。

(四)分办。对初审合格的公文,原则上1个工作日内启动办文。由厅办公室填写收文处理单,按照“表述准确、文字精炼、信息详实、责任明确”的原则,提出分办意见。

1.一般性公文,根据来文内容和省厅机关“三定”规定,拟提具体承办处室。若涉及多个承办处室,可以分头办理的,明确各承办处室按照职责分工分别办理;需要牵头办理的,按照“党委政府及其部门文件,以来文事项为主、来文单位为辅;议事协调机构文件,以来文单位为主、来文事项为辅”的原则,明确主办处室和会办处室。公文应当同步呈厅分管领导阅批,日常例行性公文除外。

2.党中央、国务院和省委、省政府、应急管理部、国家矿山安全监察局及其办公厅文件,以及省委有关部门、省直有关单位发来的涉及重要决策、重大改革、发展规划、财政资金、组织人事、机构编制、舆情宣传、机关党建、党风廉政、巡视审计和气象水文、监测预警、监管执法、应急响应、抢险救援、救灾救助等方面文件,应当呈厅主要领导阅批。

3.承办处室对厅办公室提出的分办意见有异议,应在收文当日主动与厅办公室沟通协商,不得延误积压或自行退文厅办公室应当认真听取意见,积极沟通协调,征得各方一致同意后确定拟办意见;协调不能达成一致的,应当如实将各方意见层报厅分管领导、厅主要领导裁定。

4.强化省厅内部工作协调,来文涉及安全生产的,拟由安全生产监管业务处承办的,应当同时送综合协调处阅;涉及灾害防治的,拟由灾害防治业务处承办的,应当同时送减灾处阅;涉及突发事件应对的,拟由相关业务处室承办的,应当同时送指挥中心、预案局、调查统计处阅。

(五)传阅。厅办公室应当根据收文分办意见、领导批示和工作需要,及时规范将文件送呈传阅对象阅批或办理。传阅公文应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。紧急公文或重要领导批示,应当第一时间通过赣政通、电话等形式提醒或告知。

(六)承办。各处室对主办或会办的公文,应当按分工指定具体人员提出拟办意见,依程序报分管副处长、处长审核,重要事项应当经处务会议研究、提出处理意见,依程序报分管厅分管领导、主要领导审核。通过省厅OA系统同步送呈厅领导阅批的公文,厅主要领导和分管领导未作出批示的,承办处室主要负责人不得“一点了之”,必须动态关注厅领导批示要求,连同来文明确事项一并抓好落实。

(七)督办。厅办公室应当动态掌握来文办理情况,督促承办处室按照规定的时限办结,一般公文定期督办、紧急公文跟踪督办、重要公文重点督办。对上级领导和厅领导作出的批示,厅办公室应当安排专人负责督办。原则上,公文自签收之日起,不需要征求意见的一般在3个工作日内办结;需要征求意见的一般在7个工作日内办结。

(八)答复。承办处室应当在规定的时限内,按程序报厅领导审核同意后,将公文办理结果答复来文单位,并根据需要告知相关单位。


第六章  发文办理

第十七条  省厅机关发文办理程序主要包括文稿草拟、处内校审、处室会签、厅办核稿、领导审核、清样校对、印制盖章、分发传送。

(一)文稿草拟

1.发文应当确有必要,符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现省厅工作意图,并同现行有关公文相衔接,讲求实效,注重针对性、指导性和可操作性。

2.文种正确,格式规范,内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

3.严格落实中央八项规定及其实施细则精神,大力提倡“短实新”文风,精简发文数量,注重发文质量,严控发文规格。全面实行规范性文件和重要制度性文件发文立项管理制度,强化发文数量刚性约束,原则上厅机关各处室本年度发文数量不得超过上一年度。

4.文稿草拟要深入调查研究、广泛征求意见,其中省厅规范性文件、涉及人财物等事项的重要文件、为上级机关代拟文件等要严格遵守起草论证、征求意见、合法性审核、集体审议决定、厅主要领导签发等程序,容易引发社会稳定问题的应当进行社会稳定风险评估。

(二)处内

1.发文处室草拟好文稿后,拟稿人应当分类填写发文稿纸(明确公文标题、主送机关、抄送机关、密级、信息公开形式和拟稿人等信息,并注明是否为规范性文件),连同正文、附件等一并逐级送审。

2.厅机关各处室要健全本部门发文校审制度,重点校审:发文是否符合国家政策;是否同现行有关公文相衔接;是否符合行文意图;指出问题是否属实,所提措施是否可行;数据、案例是否准确;文字、标点符号是否正确;内容是否涉密;是否信息公开。校审通过的文稿,处室主要负责人要签署明确的送处室会签、厅办核稿、领导审核等意见。

(三)处室会签

1.发文涉及多个处室职责的,主办处室应当主动将文稿送会办处室会签;会办处室要积极配合、认真履职,并对职责范围内的会签内容负责。主办处室、会办处室有不同意见的,应当主动加强沟通、力争达成共识,不能形成一致意见的,应当在文稿中列明各方意见,呈报厅领导审核。

2.发文处室草拟的公文,拟以“两委三部”或其办公室名义印发的,原则上应当送省厅牵头负责“两委三部”办公室日常工作的有关处室会签。

3.厅机关各处室会签文件,除主办处室另有要求的,一般应当在2个工作日内完成。

(四)厅办核稿

以省厅党委、省厅或厅办公室名义发文,必须送厅办公室核稿,主要内容包括:行文理由是否充分,行文依据是否准确;内容是否符合党的理论路线方针政策;是否符合行文规则,文种是否正确,格式是否规范;是否符合密级要求;涉及其他处室的事项是否征求意见;内容相近的是否可以合并行文。经核稿应当修改或不宜发文的公文,由厅办公室退回发文处室并说明理由。

(五)领导审核

1.以省厅党委或省厅名义制发的上行文,应当报请厅主要领导审核签发;下行文或平行文,一般由厅分管领导审核签发,涉及其他厅领导分管工作的应当同步送请审核,涉及全省性重大政策和人、财、物等重要事项的公文,应当报请厅主要领导审核签发。

2.以厅办公室名义制发的公文,以及有关厅局与省厅联合发文或会签省厅的公文,一般由厅分管领导签发,涉及人、财、物等重要事项的应当报请厅主要领导签发。

3.签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或签名的,视为同意。

(六)清样校对

已经主要领导或厅分管领导审核签发的公文送厅办公室登记编号、排版套红、制作清样后,由发文处室拟稿人负责对文稿进行校对,主要是对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核,对文字和标点符号进行复核,确保文稿内容准确无误;需要作实质性修改的,应当按程序复审

(七)印制盖章

公文印制要确保质量和时效,涉密公文应当在符合保密要求的设备和场所印制。公文加盖印章(含电子章),应当由厅办公室指定的专人负责,不得委托他人代为用印。

(八)分发传送

公文印制完毕厅办公室指定的文印人员应当对公文格式和印刷质量进行校印检查,确认无误后交发文处室。各地和厅机关各处室的公文,一般通过厅OA系统发送发电通过江西省电报传输系统发送;须寄送的公文,发文处室应当在信封上注明地址、收件人并封装好后,交收发室办理涉密公文的发送应当符合国家保密规定。


第七章  公文管理

十八归档管理。加强和改进电子公文归档管理,强化文档资源共享;采取纸质形式办理的文件(含日常请示、汇报、调研报告等的厅领导批示件),厅机关各处室应当在公文办结后,及时将收文办理过程中的来文、收文处理单及办理情况等资料,发文办理过程中的正式发文(2份)、发文处理单、省厅领导审核签发底稿、有关附件等资料,一并交厅办公室。厅办公室应当按照有关规定,统一立卷归档。

十九保密管理。公文确定密级前,厅机关各处室应当按照拟定的密级先行采取保密措施;确定密级后,应当按照所定密级严格管理。复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经厅分管领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

第二十条 公开管理。厅机关各处室要严格执行《政府信息公开条例》,按照“公开为常态、不公开为例外”原则,明确需向社会公开的公文,由厅办公室统一归口,政务网站和其他政府指定媒体公布。对涉及面广、社会关注度高、专业性较强、与群众利益密切相关的政策性文件,应当按照“谁起草、谁解读”的原则做好政策解读工作。经批准公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力。

第二十一条日常管理。省厅机关公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。厅机关有关处室合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。省厅机关工作人员和借调人员离岗离职时,必须将本人暂存、借用的公文按照规定移交、清退。

第二十二条 长效管理。建立省厅机关公文资料共享、公文写作培训、重要公文学习、定期统计通报、青年干部文稿写作人才库等制度,并将公文处理工作情况纳入年度考核。严肃责任追究,对不及时办理收文、公文逾期未予办结、发文错情较多的,视情对处室主要负责人和经办人员进行提醒、约谈、通报;造成严重后果的,依纪依法严肃追责问责。


第八章  附则

第二十三条 两委三部等议事协调机构及其办公室公文处理工作,按照本细则执行。厅属各单位参照本细则的规定执行,并可根据本细则制定具体实施办法。

第二十四条 本细则由厅办公室负责解释。

第二十五条  本细则自印发之日起施行,2019年2月14日印发的《江西省应急管理厅公文处理工作实施细则》停止执行。上级领导机关今后出台新规定的,适用其规定。